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Team-Verwaltung im Account-Bereich

Stand: Juni 2026
Zielgruppe: Admin, Teamadmin und Mitglieder, die Einladungen annehmen oder Team-Einstellungen verstehen möchten.

Beta: https://account-preview.sparks.team → Team

Allgemeine Profil- und Abo-Themen: Account-Einstellungen und Profil.
Neue Organisation anlegen oder beitreten: Selbstanmeldung.

Rollen in der Organisation​

RolleTypische Rechte
AdminVolle Team- und Organisationseinstellungen, Mitglieder verwalten, Abo (je nach Regelsatz)
TeamadminWie Admin, sofern der Einstellungs-Regelsatz es erlaubt
MitgliedNutzung der Haupt-App; kein Team-Management (außer ggf. Einladen, wenn freigegeben)

Beim Selbstanmeldungs-Flow sind Sie automatisch Teamadmin Ihrer neuen Organisation. Per Einladung erhalten Sie die in der Einladung gewählte Rolle.

Mitglieder & Einladungen​

Wo: Account → Team.

Mitgliederliste​

Tabelle mit Anzeigename, E-Mail und Rolle. Admins/Teamadmins können:

  • Rolle ändern (Mitglied / Teamadmin / Admin)
  • Aus Team entfernen (mit Bestätigung)

User einladen​

  1. User einladen klicken.
  2. E-Mail-Adresse und Rolle wählen.
  3. Sparks versendet eine Einladungsmail mit Link (/signup/join?invitation=…).

Der Eingeladene legt Name, Login und Passwort fest und bestätigt die E-Mail — siehe Einladung annehmen.

Ausstehende Einladungen​

Noch nicht angenommene Einladungen erscheinen unter Ausstehende Einladungen. Sie können eine Einladung zurückziehen (Einladung stornieren).

Organisation umbenennen​

Wo: Account → Team → Abschnitt Organisation.

Den Anzeigenamen Ihrer Organisation bearbeiten und speichern. Der interne Slug kann vom System abweichen — bei Konflikten eine leicht andere Schreibweise wählen.

Einstellungs-Regelsatz​

Wo: Account → Team → Einstellungs-Regelsatz.

Legt fest, wer administrative Aktionen ausführen darf:

EinstellungWerteBedeutung
Einladen dürfenAdmin / TeamadminWer neue Mitglieder einladen darf
Abo verwalten dürfenAdmin / TeamadminWer Abo kaufen und Abo verwalten (Stripe) nutzen darf

Standard ist oft Teamadmin für beides — Ihr Betreiber kann abweichende Vorgaben setzen.

Kontingente & Sichtbarkeit​

Wo: Account → Team → Kontingente & Sichtbarkeit.

EinstellungBeschreibung
Max. MitgliederObergrenze inkl. ausstehender Einladungen. Standardwerte hängen vom Tarif (Free/Pro) ab
Speicherlimit (MB)Kontingent für Nextcloud/WebDAV-Speicher der Organisation
KI-Monatskontingent (Tokens)Obergrenze für Plattform-KI pro Kalendermonat (UTC): Assistent, Transkript-Zusammenfassung, Übersetzung über serverseitige Credentials. Eigene API-Keys zählen nicht dazu
Öffentliche Matrix-Räume ausblendenOption Team beitreten in der Matrix-Raumliste ausblenden
Nur Teammitglieder in der Matrix-PersonensuchePersonensuche auf Mitglieder Ihrer Organisation beschränken

Änderungen mit Kontingente speichern übernehmen.

Sicherheitsrichtlinien​

Wo: Account → Team → Sicherheitsrichtlinien.

Steuert Geräteverifikation und Umgang mit dem Recovery Key für Matrix-Verschlüsselung:

RichtlinieVerhalten
Komfortabel (automatisch)Neue Geräte werden automatisch verifiziert; Recovery Key wird sicher serverseitig gespeichert
Strikt (manuelle Verifizierung)Jedes neue Gerät manuell per SAS/QR oder Recovery Key; Key nicht serverseitig gespeichert

Ausführlich für Endnutzer: End-to-End-Verschlüsselung.

Meeting-Optionen (Town Hall & Webinar)​

Wo: Account → Team → Meeting-Optionen.

StatusBedeutung
Nicht aktivFormate Town Hall und Webinar sind beim Termin anlegen nicht wählbar
Pro erforderlichZuerst Pro-Abo und Webinar-Zusatz in der Übersicht buchen
AktivBeide Formate sind für die Organisation freigeschaltet

Hinweis: Technisch schaltet ein gemeinsames Organisations-Flag beide Formate gleichzeitig frei. Details zu den Formaten: Termin- und Meeting-Optionen, Webinar-Registrierung.

Aufzeichnung, Transkription & KI (Compliance)​

Wo: Account → Team → Aufzeichnung, Transkription & KI.

Organisationsweite Vorgaben für Meetings (Teams-nah):

BereichOptionen (Auszug)
AufzeichnungErlauben; optional explizite Teilnehmerzustimmung
TranskriptionErlauben; optional Zustimmungspflicht
Rechtlicher HinweisHTTPS-Link zu Datenschutz/Erklärung
KI auf TranskriptenIntern (Plattform) und/oder externer Anbieter — jeweils mit Titeln, Hinweistexten und optional Datenschutz-URL

Nur was hier erlaubt ist, kann Hosts in der Haupt-App aktivieren. Im Meeting werden Einwilligungsdialoge entsprechend angezeigt.

Speichern: Compliance-Einstellungen speichern.

KI-Nutzung & Kontingent​

Wo: Account → Team → Abschnitt KI-Nutzung (#ai-usage).

Zeigt den Verbrauch über Plattform-Credentials im laufenden Abrechnungsmonat (UTC). Eigene API-Keys in der Haupt-App werden separat beim Anbieter abgerechnet und erscheinen hier nicht.

Kennzahlen​

AnzeigeBedeutung
Plattform-TokensVerbrauchte Tokens in diesem Monat
Prepaid-GuthabenNoch verfügbare Tokens aus gekauften Prepaid-Paketen
AnfragenAnzahl der KI-Anfragen gesamt
MonatskontingentKonfigurierte Obergrenze (siehe Kontingente)
ZeitraumAktueller Abrechnungsmonat (UTC)
Nach FunktionAufschlüsselung: Assistent, Transkript-Zusammenfassung, Übersetzung, Agent-Bot, Sonstige

Aktionen (Admin / Teamadmin)​

AktionBeschreibung
CSV exportierenNutzungsdaten für Reporting herunterladen
Prepaid-Pakete kaufenZusätzliche Tokens per Stripe (Buttons mit Token-Menge); Guthaben steht nach Kauf sofort zur Verfügung

Hinweis-Banner​

Ab ca. 80 % des Monatskontingents erscheint im Account-Bereich ein Warnhinweis für Admins/Teamadmins. Bei erschöpftem Kontingent sehen Nutzer in der Haupt-App einen Wiederherstellungs-Dialog (Prepaid, eigener API-Key, Teamadmin).

Technische Referenz (Vistameet-Teams): Admin-Statistik unter /ai-usage (Betreiber); Server-Logik in server/lib/ai-usage-*.ts.

Dienste für Ihr Team​

Wo: Account → Team → Dienste für Ihr Team.

Vorgaben für alle Teammitglieder bei der ersten Nutzung in Sparks:

Matrix-Zugang​

ModusBeschreibung
Standard (OIDC)Matrix-Anmeldung über Keycloak/SSO (empfohlen)
Eigener Server (Legacy Synapse)Feste Homeserver-URL; Teammitglieder melden sich mit Synapse-Passwort an (Spezialfall für Bestands-Matrix)

Kalender-Quelle​

Standard-Kalenderprovider für neue Nutzer, z. B.:

  • Microsoft 365
  • Scheduler (intern)
  • Nextcloud
  • Open-Xchange

Mailkonto bei Nextcloud/Open-Xchange erforderlich: Wenn aktiv, müssen Nutzer bei diesen Providern ein Mailkonto hinterlegen (z. B. für Einladungen).

Weitere Provider-Details: Datenbackends.

Löschung & Umordnung​

  • Account- und Organisationslöschung mit Zieldatum: nur unter Einstellungen — siehe Account löschen.
  • Umordnung eines Accounts in ein anderes Team (nur Admin): derzeit in Vorbereitung — auf der Team-Seite als Hinweis angezeigt.

Siehe auch​