Termin- und Meeting-Optionen (Sparks / Online-Meeting)
Im Dialog Neuer Termin stehen zusätzliche Optionen, sobald ein Online-Meeting (Sparks-Meeting) aktiv ist. Sie steuern Zutritt, Lobby, Teilnahme im Meeting-Raum sowie – je nach Organisations-Tarif – Aufzeichnung, Untertitel und Mitschrift.
Wo Sie die Optionen finden
- Kalender öffnen → „+“ oder Doppelklick auf einen Zeitslot
- Online-Meeting einschalten (Sparks-Meeting)
- Bereich „Optionen“ bzw. „Weitere Optionen“ aufklappen
Die genaue Bezeichnung folgt der jeweiligen Oberflächensprache (Deutsch/Englisch).
Outlook-Add-in
Die gleichen Meeting-Optionen stehen im Sparks Outlook-Add-in im Task Pane Sparks Meeting zur Verfügung (Ribbon beim Termin-Compose in Outlook). Ausführliche Anleitung: Outlook-Add-in.
Datenhaltung (Hintergrund)
Je nach Server-Konfiguration werden Sparks-Termine über den Appointment-Scheduler (Appointment Manager) oder über die lokale Termin-API auf dem Vista-Node gespeichert. Für die Bedienung im Kalender ist das meist transparent: Titel, Zeiten, Teilnehmer und die nachfolgenden Optionen werden wie gewohnt gesetzt.
Zugriff und Lobby (nur Online-Meeting)
| Thema | Bedeutung |
|---|---|
| Wer darf teilnehmen | z. B. alle mit Einladungslink, nur angemeldete Konten, nur explizit Eingeladene oder Kombinationen – steuert, ob Gäste ohne Konto teilnehmen dürfen und ob eine Anmeldung nötig ist. |
| Wer wartet in der Lobby | Legt fest, ob niemand, nur externe Gäste oder alle Teilnehmenden zunächst im Wartebereich landen (Moderation vor dem Einlass). |
| Co-Moderatoren | Bei eingetragenen Teilnehmenden können ausgewählte Personen als Mitmoderatoren markiert werden (zusätzliche Rechte in der Moderation). |
Serverseitige Durchsetzung: Beim Beitritt stellt die App ein LiveKit-Token über den Vista-Node (POST /api/get-token) an. Wenn der Sparks-Termin auf demselben Node gespeichert ist (lokale Termin-API / Postgres), werden „Wer darf teilnehmen“ und die Teilnehmerliste dort geprüft; ohne gültiges Ergebnis wird kein Token ausgestellt. Liegt der Termin nur im externen Appointment-Scheduler ohne lokale Kopie, greift diese Prüfung auf dem Node nicht.
Teilnahme im Meeting (Chat, Umfragen, Q&A, Reaktionen)
Unter „Weitere Optionen“ können Sie einzelne Funktionen im Meeting-Raum ein- oder ausblenden, z. B.:
- Meeting-Chat
- Umfragen
- Q&A (Fragen & Antworten)
- Reaktionen
Umfragen vor und nach dem Termin (Online-Meeting)
Beim Bearbeiten eines Termins mit Sparks-Online-Meeting finden Sie unter Weitere Optionen einen Bereich Umfragen:
| Phase | Funktion |
|---|---|
| Vorbereitung | Organisator legt Entwürfe für Schnellumfragen oder Fragebögen an (Matrix-Meeting-Chat wird bei Bedarf angelegt) |
| Im Meeting | Entwürfe starten, aktive Umfragen im Drawer; Teilnehmer sehen aktive Schnellumfragen im Stage-Dialog |
| Nach dem Meeting | Im Kalender-Kontextmenü oder unter Anrufe → Anrufverlauf → Umfrage-Ergebnisse (Übersicht, CSV-Export) |
Details: Tab Befragung (Polls), Meeting-Rollen.
Standard beim Beitreten (Join-Standards)
Für Online-Meetings lassen sich u. a. festlegen:
- Kamera beim Start aus
- Mikrofon beim Start stumm
- Mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung starten (wenn vom Setup unterstützt; siehe End-to-End-Verschlüsselung)
Bei Webinaren können einige dieser Vorgaben aus Gründen der Moderation fest vorgegeben sein.
Aufzeichnung, Untertitel, Sprache, Mitschrift
Dieser Block ist abhängig vom Organisations-Tarif (z. B. ob Aufzeichnung/Mitschriften für Ihre Organisation freigeschaltet sind). Wenn die Funktion nicht gebucht ist, kann die Oberfläche die entsprechenden Schalter ausgrauen oder einen Hinweis anzeigen.
| Option (Kurzbeschreibung) | Zweck |
|---|---|
| Aufzeichnung erlauben | Ob Aufzeichnung im Meeting grundsätzlich möglich ist (Richtlinie). |
| Aufzeichnung automatisch starten | Aufzeichnung beginnt mit dem Meeting (sofern erlaubt). |
| Live-Untertitel verfügbar | Teilnehmende können Live-Untertitel einschalten. |
| Live-Untertitel automatisch | Untertitel werden z. B. für den Organisator direkt aktiviert. |
| Übersetzte Untertitel verfügbar | Übersetzte Live-Untertitel (wenn vom Dienst unterstützt). |
| Meeting-Sprache | Sprache des Gesprochenen (für Erkennung/Untertitel; Auswahl nach unterstützten Sprachcodes). |
| Transkript erstellen | Es soll ein Transkript des Meetings erzeugt werden. |
| Transkript speichern | Transkript wird nach dem Meeting abgelegt (je nach Backend). Erfordert Transkript erstellen. |
| Ergebnisse zusammenfassen | Optionale KI-/Zusammenfassungsfunktion (wenn verfügbar). Erfordert Transkript erstellen. |
| Protokoll-Freigabe nach Meeting | Moderatoren dürfen nach dem Meeting das Teilnehmerprotokoll (wer an dieser Instanz teilgenommen hat) an ausgewählte Personen freigeben. Standard: erlaubt, sofern nicht deaktiviert. |
| Mitschrift-Freigabe nach Meeting | Moderatoren dürfen die gespeicherte Mitschrift freigeben. Erfordert Erstellen + Speichern; Standard: erlaubt, sofern nicht deaktiviert. |
Hinweis: Live-Untertitel im laufenden Meeting und die gespeicherte Mitschrift im Anrufverlauf sind technisch getrennt; Sichtbarkeit und Aufbewahrung richten sich nach Server-Richtlinien.
Basic-Tarif (kostenlos)
Im Basic-Tarif sind Aufzeichnung, Mitschrift-Optionen und Start mit E2EE im Dialog deaktiviert (mit Hinweistext). Ein Kalenderblock darf länger als 60 Minuten sein; die aktive Meeting-Sitzung ist auf 60 Minuten begrenzt — in der Einladung kann ein Hinweis auf das Sitzungslimit erscheinen. Bezahlte Tarife schalten Aufzeichnung, Mitschrift, E2EE und längere Sitzungen gemäß Organisations-Entitlements frei.
Teilnehmer-Obergrenzen (Tarif)
Beim Beitritt prüft der Server, ob das Meeting noch Platz hat. Standard-Obergrenzen (können vom Betreiber angepasst werden):
| Tarif / Meeting-Typ | Typische Obergrenze Teilnehmer |
|---|---|
| Basic (kostenlos) | 100 |
| Bezahlt (Standard-Meeting) | 300 |
| Bezahlt + Webinar/Town-Hall-Add-on | 500 |
Ist die Grenze erreicht, schlägt der Beitritt fehl — Organisatoren sollten Tarif oder Meeting-Typ prüfen.
📸 Screenshot:
Sparks-Meeting und Microsoft Teams
Wenn Ihr Kalender an Microsoft Outlook angebunden ist, können Sie zusätzlich zu einem Sparks-Online-Meeting ein Microsoft Teams-Meeting erzeugen. Welche Kombination Ihre Organisation nutzt (nur Sparks, nur Teams, oder beides), hängt vom Setup ab. Die Beschreibung und der Ort im Exchange-Termin werden bei aktivierten Online-Meetings entsprechend mit Link-Texten befüllt bzw. beim Deaktivieren wieder bereinigt.
Numerische Meeting-ID (PIN)
Für Sparks-Termine kann eine numerische Meeting-ID (PIN) vergeben werden, die z. B. in Einladungstexten oder für Einwahl-Szenarien erscheint. Ob und wo die ID angezeigt wird, hängt vom Client und der API-Antwort ab.
Webinare
Für den Meeting-Typ Webinar gelten zusätzliche Einstellungen (z. B. Registrierung erforderlich, Freigabe, Fristen, Zusatzfragen). Siehe Webinar-Registrierung.