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Webinar-Registrierung (Sparks for Teams)

Stand: Februar 2026
Dieses Dokument beschreibt die Webinar-Registrierung mit optionaler Freigabe – für die Nutzung in Sparks und in der Sparks-App.

Überblick​

Bei Webinaren kann der Host festlegen, dass sich Teilnehmer vor dem Event anmelden müssen. Optional kann die Freigabe manuell erfolgen: Der Host sieht die Anmeldungen und kann sie genehmigen oder ablehnen. Nur freigegebene Teilnehmer erhalten Zugang zum Meeting (Join-Link bzw. Token).

  • Registrierung erforderlich: Einladungslink führt zur Anmeldeseite (Name, E-Mail, ggf. Zusatzfragen).
  • Freigabe: Automatisch (sofort zugelassen) oder manuell (Host genehmigt/lehnt ab).
  • E-Mails: Bestätigung nach Anmeldung; bei manueller Freigabe E-Mail mit Join-Link nach Genehmigung; bei Ablehnung E-Mail an den Teilnehmer.
  • Registrierung schließen: Manuell durch den Host oder automatisch X Minuten vor Start (z. B. 1 Stunde).
  • Nur geladene Teilnehmer: Optional können sich nur E-Mail-Adressen aus der Kalender-Teilnehmerliste anmelden.
  • Join-Zugang: Der Server prüft vor Ausstellung des Meeting-Tokens, ob der Teilnehmer registriert und (bei manueller Freigabe) genehmigt ist.

Für Teilnehmer​

  • Anmeldung: Link zum Webinar öffnen (z. B. …/meeting/xyz oder Account …/webinar/register/xyz). Name und E-Mail eingeben, ggf. Zusatzfragen beantworten, absenden.
  • Sofort freigegeben (Auto): Hinweis „Sie können dem Meeting jetzt beitreten“; gleicher Link führt zum Join.
  • Wartet auf Freigabe (Manuell): Hinweis „Sie erhalten eine Nachricht, sobald Sie freigegeben wurden.“ E-Mail mit Join-Link kommt nach Freigabe durch den Host. Optional: Status mit derselben E-Mail-Adresse prüfen.
  • Registrierung geschlossen: Wenn der Host die Registrierung geschlossen hat oder die Frist (z. B. 1 Stunde vor Start) abgelaufen ist, wird eine Meldung angezeigt; Anmeldung ist nicht mehr möglich.

Für Hosts​

  • Einrichten: Beim Anlegen/Bearbeiten eines Webinars (Meeting-Typ „Webinar“) Option „Registrierung erforderlich“ aktivieren. Freigabe wählen: Automatisch oder Manuell. Optional: „Nur geladene Teilnehmer können sich anmelden“, „Registrierung schließen“, „Registrierung schließen vor Start“ (30 Min, 1 h, 2 h, 24 h), Zusatzfragen (Text oder Einzelauswahl).
  • Verwaltung: Im Kalender beim Webinar Menüpunkt „Registrierungen“ (oder in der Account-Weboberfläche unter /webinar/manage/:appointmentId). Liste mit Name, E-Mail, Status (Ausstehend/Freigegeben/Abgelehnt), ggf. Antworten auf Zusatzfragen. Aktionen: Freigeben, Ablehnen. Optional: „Registrierung schließen“ / „Registrierung wieder öffnen“, Export als CSV.
  • E-Mails: Bei konfiguriertem SMTP erhalten Teilnehmer: Bestätigung nach Anmeldung; bei manueller Freigabe eine E-Mail mit Join-Link nach Genehmigung; bei Ablehnung eine kurze „nicht angenommen“-E-Mail.

Technik (Kurz)​

  • Server: Tabelle webinar_registrations (appointmentId, email, name, status, custom_answers); Tabelle appointment_registration_config (closed_manually, require_listed, attendee_emails, custom_questions, close_registration_minutes_before_start, appointment_start_time, require_registration). Endpoints: GET/PUT …/config, POST …/register, GET …/status, GET …/ (Liste), PATCH …/:registrationId. Token-Endpoint POST /api/get-token prüft bei appointmentId + participantEmail die Registrierung, wenn require_registration gesetzt ist.
  • App: MeetingLandingPage (Registrierung + Join mit Token inkl. appointmentId/participantEmail); NewMeetingDialog (Optionen + Config-Sync); WebinarRegistrationsDialog (Liste, Freigeben, Schließen, CSV).
  • Account: WebinarRegisterPage (öffentliche Anmeldung), WebinarManagePage (geschützte Verwaltung). Gleiche API wie die App.
  • Umgebungsvariablen (Server): SMTP für E-Mails; MEETING_JOIN_BASE_URL für den Join-Link in der Freigabe-E-Mail.

Siehe auch​

  • Technische und Konzept-Dokumente im Projekt Vistameet-Teams: docs/PLAN_WEBINAR_REGISTRATION_ZOOM_KONZEPT.md, docs/WEBINAR_REGISTRATION.md, docs/TECHNISCHE_DOKUMENTATION.md (Abschnitt Meetings / Webinar-Registrierung).