Anwesenheit und Status
Thema: Wie Sparks Ihren Online-Status ermittelt, an Matrix und Microsoft sendet und (optional) über einen Server-Aggregator zusammenführt.
Verwandt: Benutzerprofile (Statusnachricht im Profil), Einstellungen → Datenschutz, Eingehender Anruf (Klingelton und Status).
Kurzfassung
| Sie möchten wissen … | Kurze Antwort |
|---|---|
| Wo stelle ich meinen Status ein? | In der oberen Symbolleiste (Statusmenü) – z. B. Verfügbar, Beschäftigt, Abwesend, Nicht stören, Offline. |
| Sehen andere meinen Status? | Matrix: andere Matrix-Nutzer sehen Ihren Status im Chat, sofern Ihr Homeserver und die Clients das unterstützen. Microsoft Teams / Outlook: nur wenn ein Microsoft-Konto verbunden ist und die App den Status an Microsoft melden darf. |
| Was ist der „Server-Aggregator“? | Optional (abhängig von Ihrer Installation): Ihr Arbeitgeber/IT kann einen zentralen Dienst aktivieren, der Status aus mehreren Quellen bündelt (Geräte, Kalender, Meeting, manuelle Wahl, optional Microsoft-Import). Ohne diesen Modus gelten die klassischen Regeln direkt im Client. |
| Kann ich Kalender-„Beschäftigt“ manuell überschreiben? | Ja. Die Wahl in der Symbolleiste gilt vor dem Kalender, bis Sie Status zurücksetzen oder eine Dauer wählen. Ein aktives Sparks-Gespräch bleibt darüber. |
| Was passiert im Ruhezustand / wenn der Bildschirm aus ist? | Siehe Abschnitt Schlafmodus, Bildschirm aus und Netzwerk. |
Überblick: Was ist „Anwesenheit“?
Anwesenheit (Presence) beschreibt, ob Sie erreichbar sind und in welcher Form – z. B. verfügbar, beschäftigt, abwesend, nicht stören oder offline.
In Sparks kann dieser Zustand:
- Lokal in der App angezeigt werden (Symbolleiste, Kontakte).
- An den Matrix-Homeserver übermittelt werden (andere sehen ihn im Matrix-Ökosystem entsprechend den dortigen Regeln).
- An Microsoft übermittelt werden, wenn Sie mit Microsoft 365 / Teams verbunden sind (Outlook, Teams und kompatible Clients können den Status anzeigen – abhängig von Lizenz und Richtlinien).
Zusätzlich kann – wenn Ihre Organisation es einrichtet – ein Server (Backend mit Datenbank) alle relevanten Signale zusammenführen. Das nennen wir hier aggregierte Anwesenheit oder Server-Aggregator.
Zwei Betriebsweisen (für Sie im Alltag)
A) Klassischer Modus (ohne Server-Aggregator)
- Sparks spricht direkt mit Matrix (Status) und – falls verbunden – mit Microsoft Graph (Status).
- Es gibt keine zentrale „Wahrheit“ auf einem Sparks-Server; das Verhalten entspricht typischen Chat-Clients mit Microsoft-Anbindung.
B) Aggregierter Modus (mit Server-Aggregator)
Wenn Ihre Umgebung das aktiviert (technisch: u. a. Anmeldung über denselben Account-Server und Konfiguration der App), gilt:
- Ihr kanonischer Status wird auf dem Server berechnet und gespeichert.
- Die App meldet Ereignisse an den Server (z. B. „ich bin aktiv“, „ich bin im Meeting“, „Kalender sagt beschäftigt“).
- Der Server bildet daraus einen Status ab und kann ihn an Matrix und/oder Microsoft weitergeben – je nach Einrichtung und Ihren Einstellungen.
Hinweis: Ob Modus A oder B aktiv ist, entscheidet die Installation (Umgebungsvariablen / IT), nicht ein einzelner Schalter in der App. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihre IT oder den Support.
Wo Sie den Status in der App ändern
- Obere Symbolleiste → Klick auf Ihr Statussymbol oder Ihren Namen → Status wählen (z. B. Verfügbar, Beschäftigt, Abwesend, Nicht stören, Offline).
- Optional Dauer, z. B. 1 Stunde, bis Tagesende, bis morgen / bis zu einem Zeitpunkt – je nach Menü in der Symbolleiste.
Das ist Ihre manuelle Vorgabe. Ohne gewählte Dauer gilt sie auf allen Geräten, bis Sie Status zurücksetzen. Mit Dauer gilt sie bis zu diesem Zeitpunkt, danach wieder Kalender. Ein aktives Sparks-Gespräch kann sie überstimmen (siehe Priorität).
Welche „Quellen“ fließen in den Status ein?
Die folgende Tabelle beschreibt die fachliche Bedeutung. Technische Namen in Klammern sind nur für IT/Support gedacht.
| Quelle | Bedeutung für Sie |
|---|---|
| Gerät / Sitzung | Die App meldet in regelmäßigen Abständen, dass Sie noch aktiv sind („Heartbeat“). Ohne solche Signale kann das System annehmen, dass Sie nicht mehr am Gerät sind. |
| Maus & Tastatur (Aktivität) | Bei Nutzung der App wird Aktivität gemeldet; nach längerer Ruhe kann Inaktivität (idle) erkannt und gemeldet werden. |
| Fenster im Vordergrund | Wechselt der Tab in den Hintergrund oder wird das Fenster verdeckt, kann die App „verborgen“ melden – je nach Browser/OS wirkt sich das auf den Status aus (z. B. eher abwesend statt verfügbar). |
| Meeting / Anruf (Sparks) | Nehmen Sie an einem Sparks-Meeting oder -Anruf teil, wird der Status beschäftigt – höchste Priorität („im Gespräch“). |
| Manuelle Auswahl | Ihre Wahl in der Symbolleiste (z. B. „Nicht stören“ oder „Verfügbar“ trotz Termin). Gilt bis Status zurücksetzen, oder bis zum Ende einer optional gewählten Dauer. |
| Kalender | Hat ein Termin den Status beschäftigt (oder „nicht verfügbar“), fließt das ein, wenn Kalenderanbindung aktiv ist und Sie keinen manuellen Status gesetzt haben. |
| Microsoft (Anzeige in Teams/Outlook) | Wenn ein Microsoft-Konto verbunden ist, kann Sparks den Microsoft-Status lesen und in den Aggregator einspeisen (Import) und/oder Ihren Sparks-Status nach Microsoft schreiben – abhängig von Modus und Konfiguration. Der Import gilt nur, wenn weder Gespräch, manueller Status noch Kalender-Busy greifen. |
Priorität: Was „gewinnt“, wenn mehreres gleichzeitig gilt?
Wenn der Server-Aggregator aktiv ist, entscheidet der Server in dieser Reihenfolge (höchste Priorität zuerst):
- Kein aktives Gerät – keine Heartbeats innerhalb der Timeout-Zeit → offline.
- Meeting / Anruf in Sparks → beschäftigt („im Gespräch“). Lässt sich nicht manuell wegdrücken, solange das Gespräch läuft.
- Manueller Status (Symbolleiste) → genau der gewählte Status. Überschreibt Kalender-„Beschäftigt“ und den Microsoft-Import, bis Reset oder Ablauf einer optionalen Dauer.
- Kalender „beschäftigt“ (wenn die Option aktiv ist) → beschäftigt. Nur wenn kein manueller Override mehr gilt.
- Microsoft-Import (wenn aktiviert) → beschäftigt, wenn Microsoft das meldet.
- Inaktivität / verborgenes Fenster auf allen aktiven Geräten → abwesend.
- Sonst → verfügbar.
Beispiele
| Situation | Angezeigter Status |
|---|---|
| Termin im Kalender, Sie setzen Verfügbar | Verfügbar (manueller Override, bis Reset) |
| Termin im Kalender, kein manueller Status | Beschäftigt (Kalender) |
| Termin im Kalender, Override abgelaufen oder Status zurücksetzen | wieder Beschäftigt (Kalender) |
| Sie sind in einem Sparks-Anruf und setzen Abwesend | Beschäftigt (Gespräch) |
| Kein Gerät sendet Heartbeats (Ruhezustand) | Offline |
Mehrere Geräte (z. B. PC und Laptop)
Wenn der Aggregator aktiv ist, kann jedes angemeldete Gerät Signale senden (z. B. Heartbeat). Solange mindestens ein Gerät „wach“ und verbunden ist, gelten Sie oft als online; wenn alle Geräte für eine Weile nicht mehr melden, kann der Status zu offline wechseln.
Die genaue Timeout-Dauer (nach wie vielen Minuten ohne Meldung „offline“) wird serverseitig festgelegt, nicht in der App einstellbar.
Schlafmodus, Bildschirm aus und Netzwerk
Tab im Hintergrund oder Bildschirm gesperrt (Rechner läuft weiter)
- Oft wird Sichtbarkeit geändert (Tab nicht sichtbar → „hidden“). Dann kann der Status eher abwesend sein, solange noch Heartbeats ankommen.
- Ist alles als inaktiv/verborgen gewertet, kann der angezeigte Status abwesend bleiben, ohne sofort offline zu sein.
Rechner in den Ruhezustand / Energiesparmodus (Suspend)
- Die Anwendung sendet keine zuverlässigen Heartbeats mehr.
- Nach einer konfigurierbaren Zeit ohne Meldung (typisch etwa zwei Minuten, je nach Server) gilt das Gerät als nicht mehr aktiv → der aggregierte Status kann auf offline wechseln („kein aktives Gerät“).
- Es gibt im Browser keinen zuverlässigen reinen „Schlaf-Button“-Event; Suspend wird fachlich als Ausbleiben der Signale behandelt.
Netzwerk getrennt (offline im Browser)
- Sparks kann offline melden und – je nach Einstellung – auch Microsoft/Matrix informieren, dass Sie nicht erreichbar sind.
Einstellungen: Datenschutz → „Anwesenheit (Server)“
Nur sichtbar, wenn die App den Server-Aggregator nutzt und Sie mit dem organisationsbezogenen Login (z. B. Keycloak) angemeldet sind.
Unter Einstellungen → Datenschutz können je nach Version folgende Optionen erscheinen:
| Option (Bezeichnung kann leicht variieren) | Bedeutung |
|---|---|
| Kalender-Busy in aggregierter Anwesenheit | Ob Kalendertermine als „beschäftigt“ in den Server-Status einfließen (nur wenn kein manueller Status gesetzt ist). |
| Microsoft-Graph-Anwesenheit als Quelle | Ob der von Microsoft gelesene Status als zusätzliche Eingabe dient (Import). |
| Aggregierten Status nach außen teilen | Ob der Server den Status an Matrix / Microsoft weiterreichen darf (wenn serverseitige Weitergabe aktiviert ist). |
| Wenn manueller Status und Kalender gleichzeitig eine Rolle spielen | Kalender-Busy, wenn kein manueller Status gesetzt ist (nach Ablauf/Reset gilt wieder der Termin) bzw. zuerst den gesetzten Status (überschreibt Kalender-Busy). Ein gesetzter Status in der Symbolleiste gilt in beiden Fällen vor dem Kalender, bis er abläuft. |
Wenn dieser Block nicht erscheint, nutzt Ihre Installation vermutlich den klassischen Modus ohne diese zentrale Logik.
Status anderer Personen (Kolleg:innen)
Wenn Ihre Organisation Organisationen/Mitgliedschaften in Sparks pflegt, kann die App (je nach Einrichtung) den Status von Kolleg:innen derselben Organisation vom Server abfragen. Geräteliste und interne Policy-Details werden dabei aus Datenschutzgründen nicht angezeigt – nur der sichtbare Status (z. B. verfügbar/beschäftigt).
Häufige Fragen (FAQ)
Warum bleibt mein Status „Beschäftigt“, obwohl ich ihn geändert habe?
Prüfen Sie, ob Sie gerade in einem Sparks-Gespräch sind – das bleibt immer zuerst. Liegt nur ein Kalendereintrag vor, sollte die Wahl in der Symbolleiste gelten, bis Sie zurücksetzen oder eine Dauer abläuft.
Warum sehe ich in Teams einen anderen Status als in Sparks?
Microsoft kann Statusregeln, Lizenzen und andere Clients (mobile Teams-App, Outlook) einbeziehen. Sparks kann nur best effort synchron halten.
Warum springt mein Status auf offline, obwohl der PC an ist?
Häufig: Ruhezustand, lange Inaktivität, oder Netzwerk – siehe Abschnitt Schlafmodus, Bildschirm aus und Netzwerk.
Speichert Sparks meine Geräte-IDs?
Im Aggregator-Modus kann eine pseudonyme Geräte-ID pro Browser/Installation verwendet werden, um mehrere Geräte zu unterscheiden – Details bei Ihrer IT nach Datenschutzerklärung erfragen.
Stand der Benutzerdokumentation: August 2026. Produktfunktionen können sich mit Updates ändern.